كيف تتواصل بشكل فعال مع الآخرين

يتطلب نجاحك في سوق العمل العديد من المهارات، ولعل أهم هذه المهارات هي مهارات التواصل Communications Skills، فالتواصل بشكل صحيح مع زملائك في العمل ومع عملاء الشركة له دور كبير في نجاحك في عملك.

وللتواصل بشكل فعال مع الآخرين يجب أن يحقق هذا الاتصال مجموعة من الصفات هذه الصفات مجموعة في نموذج 7 C’s للاتصال الفعال، ولتنجح في التواصل مع الآخرين يجب أن تحقق صفات هذا النموذج سواء كان التواصل اللفظي، أو التواصل الشفهي، أو تواصل كتابي.

التواصل اللفظي: يكون بالتواصل مع زملائك في العمل أو التحدث في الاجتماعات أو التحدث أمام الجمهور.

التواصل الشفهي: من خلال لغة الجسد وإشارات وحركات الجسد التي تقوم بها.

التواصل الكتابي: يكون من خلال الكتابة للآخرين، مثل التواصل عبر البريد الالكتروني أو التواصل عبر الكتب الرسمية في الشركات أو العروض البيعية التي يتم إرسالها للزبائن.

حيث أن هناك مهارات تواصل كثيرة ضمن نماذج التواصل الثلاثة، بالإضافة إلى مهارة الاستماع، والتواصل عبر المظهر واللباس وخلق الانطباع الأولي.

أياً كان نوع التواصل فإنه يتطلب تحقيق شروط نموذج 7 C’s حتى يكون اتصال فعال، في هذا المقال لن نتحدث عن مهارات التواصل الكثيرة جداً فهي تحتاج إلى الكثير من المقالات، ولكن سنتحدث عن نموذج التواصل الفعال 7 C’s أي كيف تتواصل بشكل فعال مع الآخرين، إليك الشرح الكامل لهذا النموذج:

نموذج 7 C’s للاتصال الفعال هو نموذج يتألف من 7 كلمات وكل كلمة تبدأ بحرف C وهي صفات أو شروط يجب تحققها في الاتصال ليكون فعال، وهذه الصفات هي:

Completeness الاكتمال

يجب أن يكون الاتصال كامل، بحيث يغطي كافة الجوانب التي يريد إرسالها مرسل الاتصال إلى مستقبل الاتصال، حيث إن وجود نقص في المعلومات التي يريد إرسالها المرسل إلى المستقبل تجعل الاتصال غير فعال، وبالتالي لن يحقق الاتصال هدفه نتيجة نقص في الرسالة أو المعلومات، وهذا قد يسبب فهم خاطئ من مستقبل الاتصال وبالتالي قد يسيء للمرسل أو يحصل سوء فهم للرسالة من قبل المستقبل.

Conciseness الإيجاز

ليكون الاتصال فعالاً يجب أن يكون موجزاً، وهذا لا يتعارض مع شرط الاكتمال، فالاتصال يجب أن يحتوي على جميع المعلومات التي يريد أن يرسلها المرسل للمستقبل، ولكن يجب على المرسل أن يوجز ويختصر في المعلومات، حتى لا يشوش المستقبل وحتى لا يضيع المستقبل في المعلومات الكثيرة، على سبيل المثال إرسال بريد الكتروني من عدة صفحات قد يجعل المستقبل يضيع في الكم الهائل من الكلمات المكتوبة، لذلك اختصار الرسالة بعدة أسطر تحتوي على الخطوط الرئيسية للأشياء التي يريد إيصالها المرسل للمستقبل وبذلك ستكون المعلومات مركزة، وتجذب القارئ بشكل أكبر ولا تشعره بالملل ولا يحصل تشتت في الأفكار لديه.

Clarity الوضوح

من المهم أن يكون الاتصال واضحاً بحيث تحدد أهدافك بوضوح من الاتصال، ولا تثير أي نوع من الغموض حول أهدافك وغاياتك التي تسعى إليها، إن وجود غموض في الرسالة المرسلة يسبب عدم فهم الرسالة بشكل واضح من المستقبل، مثلاً إن كنت موظفاً في إحدى الشركات وتحدثت في اجتماع مع مديرك حول عملك في الشركة، فإن كنت ترغب في الحصول على زيادة في التعويضات أو الحوافز من المهم أن توضح له ذلك تماماً، ولا تقم بالدوران حول الموضوع دون توضيح المطلوب، مثل قولك أحتاج لتحسين ظروف العمل في الشركة، أو احتاج المزيد من الرعاية والاهتمام من قبل الإدارة، فهذه الجمل ستعطي معاني فضفاضة وواسعة ولن يعرف مديرك ما هو المطلوب منه تماماً.

Courtesy المجاملة

عند إرسالك رسالة إلى الشخص الآخر يجب أن تكون بأسلوب مهذب يحترم الطرف الآخر ويجامله ولا يجرح مشاعره، مثلاً عند التواصل كتابياً يجب أن تضع الألقاب مع الأسماء عند وجودها مثل كلمة أستاذ أو دكتور أو سيدي …ألخ، مثال آخر للتواصل المهذب في التواصل إن كنت مديراً وترغب في إنهاء تعاقدك مع أحد الموظفين، عليك أن تطلب منه الاستغناء عن خدماته بأسلوب مهذب كقولك له بأن الشركة تخفض نشاطاتها وتعمل على التقليل من عدد الموظفين، لا تشعره بأنه شخص فاشل أو تقول له اتخذنا قرار بطردك من الشركة فهذا سيجرح مشاعره بشكل كبير. عند التواصل مع الآخرين يجب أن تكون الابتسامة مرسومة على وجهك بشكل دائم لأنها تشعر الآخرين باهتمامك بهم وبسعادتك للتواصل معهم.

Correctness استخدام الاتصالات الصحيحة

في التواصل الكتابي يجب أن تستخدم كلمات صحيحة ولا تحتوي على أخطاء إملائية، أو كلمات تحتمل العديد من المعاني، انتبه لحركات جسدك أثناء تواصلك مع الآخرين فإرسال إشارة خاطئة أو إيماء غير مناسب قد يدمر التواصل بشكل كامل، كالنظر إلى الساعة أثناء تكلم الشخص معك فهذا دليل على الملل أو كعدم التواصل بالعين معه والنظر إلى شيء آخر.

Concreteness الواقعية والدعم بالحقائق

يجب أن يكون كلامك مدعوماً بالحقائق والأرقام والإحصائيات والأدلة، من الضروري أن يكون اتصالك واقعياً وبعيداً عن الخيال أو الطموحات غير المنطقية، يجب أن ترفق أدلة وبراهين في كل جزء من كلامك، مثلاً إن كنت في مقابلة عمل وتقوم بالتحدث عن خبراتك السابقة، يجب أن تدعمها بوثائق حقيقية تثبت بها حقيقة خبراتك.

Consideration الأخذ بعين الاعتبار

يجب أن تأخذ ظروف وخصائص الشخص المستقبل بعين الاعتبار، مثل مستوى تعليمه وثقافته ومستوى دخله، وظروفه الحالية، ووضعه الصحي والاجتماعي وكل ما يتعلق به، فمن الخطأ التحدث في اجتماع عام لموظفي الشركة عن أصحاب الشهادات العلمية والقول بأنهم أفضل من العمال العاديين فهذا سيجرح مشاعر العمال وبذلك تكون ارتكبت خطأ قاتل في التواصل.